Infodoc & lubies diverses...

28 janvier 2009

Organiser sa recherche d'info sur Internet - Le live !

Première sortie on stage et sans filet, et dans un exercice auquel je ne suis pas habituée : la déclinaison du livre en live, devant une (petite) poignée d'étudiants en master pro de sociologie. Non, pas habituée du tout, et c'était vraiment le jour des premières fois :
- première fois que je prêche la bonne parole documentaire sur ce sujet,
- première fois que j'interviens sur un temps aussi court (2 heures seulement pour une pipelette de mon espèce, ça relève du challenge !),
- première fois que je m'exprime devant des étudiants sans que je sois des leurs.

Bilan de cette après-midi :
- comme d'hab, je me demande comment les vrais profs tiennent toute l'année sans coke ;
- comme d'hab, je ne suis pas trop contente de moi parce que j'ai oublié ci et trop parlé de ça ;
- ça fait tout drôle de remettre les pieds une dizaine d'années plus tard dans un établissement qu'on a fréquenté... un certain temps (oui, j'aimais tellement ça que le redoublement de certaines UV n'était que pure stratégie pour faire durer le plaisir. Si si |o) ;
- après toutes ces années, je constate que les vieux bâtiments sont toujours en aussi bon état et que les "nouveaux" ressemblent de plus en plus aux anciens, que le militantisme étudiant n'est plus ce qu'il était (c'était mieux avaaaaaaaant !), que la nourriture est toujours aussi délicieuse (question : ont-il cryogénisé les plats il y a 15 ans pour nous les resservir aujourd'hui ?), et que, dans l'ensemble, les moyens affectés à l'enseignement supérieur témoignent toujours de l'intérêt que lui portent les différents ministres en charge du sujet ;
- deux heures c'est à la fois trop long et trop court, et ce qui les intéresse n'est pas tant la méthodologie de recherche que l'aspect trucs et astuces ;
- pour plein de raison, des étudiants de troisième cycle, c'est pas pareil que des stagiaires du CNFPT (attention, porte ouverte enfoncée).

Sinon pour une fois, je me suis déchirée : j'ai pris la peine de faire une petite sélection de liens sur Delicious et j'ai même déposé mes  quelques slides sur Slideshare (voir plus bas). J'avoue avoir taggé un peu à l'arrache sur Delicious, car la plupart des liens ne rentraient pas trop dans les clous de ce que je sélectionne d'habitude. J'aurais pu créer un compte pour l'occasion mais la simple idée de devoir jongler entre les deux comptes déplaisait fortement au bâton de ski poil que j'ai dans la main...

Petite réserve pour les slides : je les considère un peu comme une ébauche, en attendant de faire un peu plus fourni pour une prochaine interv qui durera une journée entière au CNFPT à la fin du printemps.
La suite au prochain épisode, donc.

Recherche d'information sur Internet

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02 décembre 2008

La veille juridique : comment ça se passe chez nous - 3 : les indicateurs

Soyons clairs, c'est là-dessus qu'on pêche...

Nous avons prévu un volet statistique avec notre collègue développeuse lors de la création de l'outil. Chaque mois, des fichiers exportables au format Excel sont automatiquement générés à partir des logs. Nous avons donc moyen d'obtenir des informations quantitatives sur six points :

• le nombre de documents saisis dans chaque bulletin
• le nombre d'accès à chaque bulletin
• le nombre total de clics sur les documents saisis
• le nombre de clics sur chaque document
• le nombre total de clics par thème
• le nombre total de clics par sous-thème

Nous pouvons également afficher un "top +" ou un "top -" des documents cliqués sur les bulletins actifs (les 6 dernières semaines) et sortir la liste des personnes abonnés à l'alerte ainsi que leurs centres d'intérêt.

Tout cela semble déjà pas mal me direz-vous, mais demande finalement un traitement assez fastidieux si l'on veut faire parler les chiffres. Regrouper les données générales du type nombre de visites et nombre total de clics est assez simple, et donne très vite une belle photographie tout en courbes de votre audience. Après quelques temps, on repère assez vite les baisses de régime des mois de mai, août et décembre, tout autant que les pics d'activité de janvier et septembre ou correspondant plus ponctuellement à la parution d'un texte important (par exemple : la réforme de la fonction publique territoriale).
Nous avons aussi vu qu'après une période de croissance très forte au cours des premiers mois de vie du produit, les courbes se sont assagies et une sorte de "plateau" a été atteint. Difficile désormais d'accroître nos "parts de marché" une fois que l'essentiel du public à capter a pris ses habitudes.
Reste à exploiter à fond les données plus qualitatives, celles qui concernent les documents et thématiques cliqués. Il avait même été prévu initialement d'extraire des tableaux les informations relatives aux types de documents cliqués pour les mouliner et déterminer ce qui marchait le mieux entre textes officiels, jurisprudences ou réponses ministérielles par exemple. Ce traitement-là, je l'avoue et m'en désole, n'est pas fait par manque de temps.

Pour ne pas rester dans le flou sur les usages et continuer de faire progresser le produit, la documentaliste en charge de la veille peut néanmoins s'appuyer sur un réseau de personnes ressources dans les différentes directions, qui ont déjà été sollicitées lors de la mise en place du bulletin de veille. Elles sont d'ailleurs en ce moment-même réinterrogées afin de mettre à jour notre veille quotidienne en fonction de l'évolution de leurs besoins.

La suite au prochain épisode : quelques sources utiles à la veille juridique pour les collectivités locales. 

26 novembre 2008

La veille juridique : comment ça se passe chez nous - 2 : la veille au quotidien

Le bulletin de veille a été conçu comme un outil d'alerte : pas de fonctionnalité de recherche et un stockage des bulletins ne dépassant pas six semaines. Nous y délivrons de l'information brute, et dès le départ nous avons été très clairs sur le partage des tâches dans la collectivité : la Doc sélectionne, les juristes utilisent et interprètent. Les documentalistes ne se substituent pas aux juristes et aux techniciens. C'est vraiment quelque chose de très important et que nous avons toujours tenu à mettre en avant. Il n'est pas question pour nous de reformuler, commenter ou synthétiser l'actualité juridique. Nous ne produisons aucun document secondaire. Nous travaillons de plus sous contrôle de la Direction des affaires juridiques : chaque bulletin de veille est validé par un juriste préalablement à sa mise en ligne sur intranet. C'est pour nous, comme pour les collègues, une garantie de sérieux et de fiabilité. Et même si au fil des mois nous nous sommes aguerries, il est hors de question de nous passer de cette étape de validation.

Que trouve-t-on dans notre bulletin de veille ?

La plupart des documents accessibles le sont très majoritairement via des liens hypertextes vers la source. Il s'agit de :

• textes officiels, parus au JO ou au JOUE, mais aussi des circulaires et instructions publiées ou non dans les différents BO ;
• réponses ministérielles aux questions écrites du Sénat et de l'Assemblée nationale ;
• dossiers législatifs des textes en préparations ;
  
• projets et propositions de loi ;
• rapports officiels ;
• références de jurisprudences (juridictions administratives en premier lieux, mais aussi plus rarement Cour de cassation, Tribunal des conflits et CJCE pour le droit communautaire) ;
• rapports officiels ;
• et quelques billets de blogs, bien présentés comme tels de façon à mettre en garde les lecteurs du fait que ces écrits n'ont pas été préalablement validés par les pairs ou un comité de rédaction. Nous avons bien entendu soigneusement sélectionné les blogs cités !

Les thèmes couverts sont en liens avec nos compétences, donc point de veille sur l'état civil ou la petite enfance par exemple.

Et au quotidien ça se passe comment ?

• Le travail de veille juridique est essentiellement assuré par l'une des documentaliste dont c'est la mission principale. Néanmoins, tout le monde participe (pas question de laisser passer une info au motif que "c'est-pas-dans-ma-fiche-de-poste"), et nous devons être capables de la remplacer lorsqu'elle est absente (quelle idée aussi de donner des congés aux agents !).
• Les journaux sont dépouillés dès réception, avant d'être redispatchés dans les services abonnés. La surveillance du JO et du JOUE est quotidienne. Nous utilisons aussi beaucoup les newsletters institutionnelles : Sénat (complètement paramétrable, le top du top !), Assemblée nationale, Bibliothèque des rapports publics de la Documentation française, Bercy Colloc (une vraie mine également), Carrefour local, Afnor, etc.
• Nous serions bien sûr perdues sans nos flux RSS que nous consultons religieusement avec Netvibes [apparté : c'est là qu'intervient la séquence "détente" de la formation : une petite vidéo pour expliquer de façon un peu ludique ce qu'est un flux RSS, car en général, les stagiaires n'ont jamais entendu parler de cet animal orange]. Pourquoi avoir choisi Netvibes ? Parce que nous étions déjà quelques unes à l'utiliser à titre individuel, que nous en étions satisfaites et que l'environnement nous était familier. Mais aussi et surtout parce que nous avions besoin d'un outil à partager au sein du service, qu'éventuellement nous pouvions envisager de rendre utilisable par d'autres sans être limités par les contingences informatiques. Nous ne faisons pas de veille concurrentielle, nous ne travaillons ni dans l'intelligence économique, ni dans le secret-défense ; c'est donc sans angoisse particulière que nous utilisons du on-line ! Il n'y a rien de confidentiel ou de réellement stratégique dans notre veille. Notre univers Netvibes est de toute façon uniquement privé. La page publique existe, mais c'est une coquille vide. En tout cas pour l'instant.
• Comme l'outil intranet a été conçu sans fonction de recherche et avec un stockage limité à 6 semaines, nous avons dû créer des outils parallèles pour éviter les doublons dans le signalement des jurisprudences, des circulaires ou des questions écrites. Nous utilisons de simples tableaux Excel, dans lesquels nous indiquons pour chaque type de document sa date de parution, son éventuelle référence (pour les circulaires et les jurisprudences) ou numéro (pour les réponses ministérielles), le titre ou le thème, la date du bulletin de veille et la source de l'information. La double saisie est un peu fastidieuse mais l'utilisateur est plutôt ravi qu'on évite les redondances ; et lorsqu'on maîtrise la technique du Ctrl+C / Ctrl+V, ça va finalement assez vite !
• La saisie dans la base intranet se termine le jeudi après-midi, de façon à laisser le temps aux juristes de repérer les éventuelles erreurs ou imprécisions dans le classement des documents ou la formulation du contenu des arrêts (car parfois, les revues juridiques ne nous aident pas du tout !)
• Le vendredi en milieu de matinée, les juristes nous tapent sur les doigts et nous donnent des fessées déculottées aident à corriger les - rares - petites fautes qui traînent çà et là. En général ce n'est pas bien méchant, comme je l'écrivais plus haut, avec le temps nous nous sommes améliorées. Après correction, nous validons le bulletin qui devient donc officiellement accessible à tous les agents. Une petite brève est déposée en page d'accueil d'intranet pour prévenir les lecteurs que le bulletin est en ligne.
• Nous avons également mis en place (enfin la développeuse web a mis en place !) un système d'alerte mail. Les agents qui le souhaitent peuvent s'y inscrire et ainsi recevoir automatiquement un mail les informant que le bulletin de veille contient des informations sur les thèmes qu'ils auront préalablement sélectionnés. Si aucune info sur leurs thèmes de veille n'a été repérée, il ne reçoivent pas d'alerte. L'alerte est bien sûr modifiable à tout moment.

La suite au prochain épisode : les indicateurs.

25 novembre 2008

La veille juridique : comment ça se passe chez nous - 1 : genèse du projet et méthode de travail

Depuis début 2006, le service Documentation de ma collectivité publie sur intranet un bulletin de veille juridique hebdomadaire. L'idée germait dans nos cerveaux depuis ma prise de fonction en 2004, mais sans être formalisée de cette façon. En fait, nous sommes parties (oui, je féminise, telle est la réalité professionnelle !) d'un constat très simple : nous voyons passer beaucoup d'information juridique sans forcément la mettre en valeur, faute d'outil adéquat. Nous dispatchons les revues dans les services  destinataires après bulletinage, dont une bonne partie à la Direction des affaires juridiques, sans les avoir dépouillées de façon approfondie. Au final, la déperdition d'information est énorme.

Au début, la maturation du projet s'est faite en interne, mais notre hiérarchie l'a rapidement validée et la mise en place d'une veille juridique formalisée a été inscrite comme objectif à moyen terme. Nous avons ainsi pu entamer le développement du projet, sous la houlette d'une des documentalistes du service qui s'est spécialisée au fil des mois, et en collaboration étroite avec l'une des juristes. La Direction des affaires juridiques et la Mission communication interne, qui pilote intranet, ont bien entendu été associées au projet très en amont et tout au long de ses huit étapes :

1. La Direction des affaires juridiques nous a expliqué ses besoins et ses attentes. Nous avons également exposé aux juristes nos possibilités et nos limites (en termes de cadre juridique, de compétences, de charge de travail).
2. Evaluation de l'existant avec l'ensemble des juristes (contenu des revues, éléments répertoriés dans notre base de données).
3. Contact avec d'autres centres de doc, échanges sur les listes professionnelles pour prendre connaissance des pratiques des collègues dans d'autres structures.
4. Elaboration d'un avant-projet avec la juriste référente : définition du contenu, de la périodicité, structuration du produit.
5. Réunion d'information avec des représentants de chaque service, en présence de notre directeur, de la responsable de la communication interne, de la juriste référente et de la développeuse intranet. L'objectif de cette réunion était d'identifier les attentes et de répondre aux interrogations des services. Les échanges ont continué par la suite avec les personnes-ressources présentes.
6. Rédaction d'un cahier des charges à destination de la Direction de systèmes d'information, qui a développé une base de données en interne, les fonctionnalités d'Alexandrie que nous utilisons par ailleurs ne nous permettant pas de développer le produit comme nous le souhaitions. L'outil a ensuite été testé et ajusté.
7. Rédaction des procédures internes afférentes à ce nouvel outil : en particulier modalités de sélection et de saisie des informations. Si une documentaliste en particulier est chargée de la veille juridique, l'ensemble du service doit pouvoir assurer l'alimentation du produit pendant ses congés et de toute façon participer à ce travail en fonction des informations repérées.
   
8. Validation par les testeurs et la hiérarchie, puis mise en ligne pour tous sur intranet.

La suite au prochain épisode : la veille au quotidien.

La veille juridique : comment ça se passe chez nous - Préambule

Demain matin, je vais pour la deuxième année consécutive intervenir au CNFPT dans le cadre d'un module de formation consacré à la gestion du contentieux. Ma participation s'inscrit bien entendu dans un objectif de prévention des contentieux. Parce qu'une fois que "le mal est fait", la veille ne sert plus à grand chose ! Je ne viens pas là pour prêcher la bonne parole, l'idée étant de présenter ce que nous faisons dans ma collectivité. Pas de méthode clefs en main, juste un exemple de pratiques parmi d'autres, qui correspond à une collectivité donnée. Copier-coller ailleurs ce que nous avons mis en place ne voudrait rien dire, puisqu'il s'agit d'un outil élaboré en fonction de besoins précis, sur la base d'une sélection de sources qui nous est propre et à l'aide d'une interface intranet maison. Tout ça pour dire que je n'ai pas préparé de slides pour la bonne raison qu'il n'y a pas à proprement parler de support de cours. Autant ça me paraît utile de jouer du PowerPoint quand je fais trois jours sur la fonction documentaire (ça permet aux stagiaires de limiter la prise de note et au moins il leur reste quelquechose de ces trois jours assez denses), autant là ça ne présente aucun intérêt, sauf à avoir envie de se faire mousser avec un beau diaporama !

Ca ne m'empêche pas de déposer un petit quelque chose sur le blog, on ne sait jamais, ça peut servir à des collègues. Et puis je suis preneuse aussi de tout échange sur la méthode, les sources et les pratiques des uns et des autres.

Comme Canalblog limite la largeur des pages à 800 pixels, le moindre billet dépassant 2 000 signes semble interminable. Du coup je vais saucissonner le topo et ainsi générer un suspens insoutenable entre la publication de chaque billet gnark gnark !