La veille juridique : comment ça se passe chez nous - 1 : genèse du projet et méthode de travail

Depuis début 2006, le service Documentation de ma collectivité publie sur intranet un bulletin de veille juridique hebdomadaire. L'idée germait dans nos cerveaux depuis ma prise de fonction en 2004, mais sans être formalisée de cette façon. En fait, nous sommes parties (oui, je féminise, telle est la réalité professionnelle !) d'un constat très simple : nous voyons passer beaucoup d'information juridique sans forcément la mettre en valeur, faute d'outil adéquat. Nous dispatchons les revues dans les services  destinataires après bulletinage, dont une bonne partie à la Direction des affaires juridiques, sans les avoir dépouillées de façon approfondie. Au final, la déperdition d'information est énorme.

Au début, la maturation du projet s'est faite en interne, mais notre hiérarchie l'a rapidement validée et la mise en place d'une veille juridique formalisée a été inscrite comme objectif à moyen terme. Nous avons ainsi pu entamer le développement du projet, sous la houlette d'une des documentalistes du service qui s'est spécialisée au fil des mois, et en collaboration étroite avec l'une des juristes. La Direction des affaires juridiques et la Mission communication interne, qui pilote intranet, ont bien entendu été associées au projet très en amont et tout au long de ses huit étapes :

1. La Direction des affaires juridiques nous a expliqué ses besoins et ses attentes. Nous avons également exposé aux juristes nos possibilités et nos limites (en termes de cadre juridique, de compétences, de charge de travail).
2. Evaluation de l'existant avec l'ensemble des juristes (contenu des revues, éléments répertoriés dans notre base de données).
3. Contact avec d'autres centres de doc, échanges sur les listes professionnelles pour prendre connaissance des pratiques des collègues dans d'autres structures.
4. Elaboration d'un avant-projet avec la juriste référente : définition du contenu, de la périodicité, structuration du produit.
5. Réunion d'information avec des représentants de chaque service, en présence de notre directeur, de la responsable de la communication interne, de la juriste référente et de la développeuse intranet. L'objectif de cette réunion était d'identifier les attentes et de répondre aux interrogations des services. Les échanges ont continué par la suite avec les personnes-ressources présentes.
6. Rédaction d'un cahier des charges à destination de la Direction de systèmes d'information, qui a développé une base de données en interne, les fonctionnalités d'Alexandrie que nous utilisons par ailleurs ne nous permettant pas de développer le produit comme nous le souhaitions. L'outil a ensuite été testé et ajusté.
7. Rédaction des procédures internes afférentes à ce nouvel outil : en particulier modalités de sélection et de saisie des informations. Si une documentaliste en particulier est chargée de la veille juridique, l'ensemble du service doit pouvoir assurer l'alimentation du produit pendant ses congés et de toute façon participer à ce travail en fonction des informations repérées.
   
8. Validation par les testeurs et la hiérarchie, puis mise en ligne pour tous sur intranet.

La suite au prochain épisode : la veille au quotidien.